Contabilidade digital: o que é, como funciona e por que investir nela?

Tempo de leitura: 5 minutos

A influência definitiva da Transformação Digital nos negócios e nos processos contábeis já era inevitável. Com a pandemia de Coronavírus e a necessidade de isolamento social, o uso de tecnologias cada vez mais modernas se tornou imprescindível. Saiba tudo sobre a Contabilidade Digital e como migrar para ela.

A pandemia de Novo Coronavírus catalisou o processo de Transformação Digital no mundo dos negócios e a Contabilidade Digital é resultado disso. Migrar para esse formato pode ser indispensável para a sobrevivência dos negócios após esse período. Afinal, se antes a tecnologia otimizava processos e conferia mais competitividade às empresas, agora, quem busca implementar as alternativas mais atualizadas sem dúvidas vai sair na frente.

Entenda a seguir quais são as principais características da Contabilidade Digital e como ela ajuda negócios a potencializar resultados na prática.

A origem da Contabilidade Digital na Transformação Digital

Transformação Digital é o fenômeno que incorpora o uso da tecnologia digital às soluções de problemas tradicionais, como forma de melhorar o desempenho das organizações. O uso da internet cada vez mais constante no dia a dia dos consumidores e empresas, bem como a criação de aplicativos e softwares para os mais diversos fins, tanto empresariais quanto pessoais, são bons exemplos. 

A tecnologia digital vem se tornando nitidamente um aspecto definitivo e cada vez mais importante nas relações humanas e comerciais, e seu uso traz muitos benefícios. No caso das empresas, vale destacar que ela agiliza processos internos e aumenta a produtividade, reduzindo custos operacionais, o que é essencial para conferir competitividade aos negócios. 

Usar sistemas integrados e com tecnologias cada vez mais avançadas reduz o tempo necessário para realizar as tarefas, além de diminuir os custos de impressão e armazenamento de documentos. A implantação de softwares no dia a dia da empresa também possibilita:

  • gerenciar melhor documentos, contratos, informações e até mesmo pessoas;
  • obter rapidez na recuperação das informações e documentos;
  • filtrar as informações por interesse;
  • garantir a segurança dos dados/informações;
  • controlar fluxo de trabalho;
  • centralizar repositórios.

O conceito de Contabilidade Digital

A Contabilidade Digital é resultado da Transformação Digital e consiste no uso da internet, automação, inteligência artificial e análise de dados para otimizar a execução das obrigações fiscais e tributárias das empresas. O uso das tecnologias digitais agrega ao trabalho do contador, tornando-o mais eficiente, ágil e eficaz. 

Enquanto as tarefas operacionais são executadas de maneira otimizada por um software, o contador tem espaço para atuar mais estrategicamente, como um consultor financeiro da empresa. Por meio da Contabilidade Digital, o contador foca em identificar gargalos e apontar soluções para a empresa, que poderá agir mais rapidamente para evitar e resolver problemas. A utilização de um sistema integrado leva a empresa naturalmente a outro patamar no que diz respeito à gestão. 

As maiores vantagens da Contabilidade Digital

1. Modernização

A Contabilidade Digital permite que a empresa potencialize a performance dos profissionais do setor contábil, gere mais resultados e impulsione os negócios para o sucesso. Na realidade, adotar softwares de gestão empresarial é uma forma de modernizar, atualizar e otimizar processos em todos os setores: estoque, vendas, gestão de pessoas, atendimento ao cliente, contato com fornecedores, etc.

2. Produtividade

Como foi citado no tópico sobre a Transformação Digital, a otimização da gestão e do acesso à informação é altamente potencializada quando se utiliza tecnologia. Atualmente, o armazenamento de dados em nuvens é a alternativa mais moderna que, quando aliada aos softwares de gestão, se torna a principal ferramenta para reduzir o tempo gasto buscando informações, e aumentar o tempo dedicado a utilizá-las de forma estratégica. 

3. Foco em estratégia

Ligar para clientes, procurar documentos físicos impressos em papel, fazer análises manuais ou arquivamento são práticas cada vez mais obsoletas e contraproducentes. Com a adoção da Contabilidade Digital, o ganho de produtividade em si já é uma ação estratégica para aprimorar os resultados do seu negócio. De diversas maneiras, a Contabilidade Digital ajuda a reduzir custos, aumentar a competitividade e potencializar os lucros. 

4. Rapidez na gestão de informações

Na Contabilidade Digital, a integração do sistema de gerenciamento financeiro da empresa com o sistema contábil (próprio ou do contador) possibilita que a apuração de balanços, balancetes, fechamentos financeiros seja feita de forma mais segura e quase em tempo real. Ou seja, o empresário terá informações confiáveis de maneira rápida e simples, ganhando agilidade na hora de fazer a análise financeira da empresa e tomar decisões.

5. Segurança de dados

Softwares de gestão, como os utilizados para a Contabilidade Digital, são desenvolvidos contemplando máxima capacidade de segurança de dados. Com a prorrogação do vigor da Lei Geral de Proteção de Dados, que prevê normas para evitar a vulnerabilidade de dados, será necessário que todas as empresas se adequem às novas regras.

Tenha em mente que empresas que prestam serviços de contabilidade já possuem enorme preocupação em manter a confidencialidade de informações das corporações que atendem. Atuar por meio da Contabilidade Digital exige possuir um sistema preparado para proteger esses dados é mandatório e, por isso, a Contabilidade Digital é extremamente segura.

A necessidade da Contabilidade Digital em tempos de pandemia

A pandemia da Coronavírus trouxe a necessidade de isolamento e distanciamento social para frear a disseminação do vírus. Mas, além do contato físico, existem outras formas de contágio. Uma delas é através de papéis contaminados: documentos, contratos, contas, boletos, notas fiscais, cédulas bancárias, etc.. Ou seja, quanto mais papéis circulando fisicamente pela sua empresa, maior a chance de o vírus se espalhar por entre funcionários.

Da mesma forma, um grande volume de papéis transita entre empresas que não aderiram aos processos digitais e os escritórios de contabilidade tradicionais. Já imaginou quantas pessoas podem ter tocado um guia de imposto a ser paga pelo seu financeiro, ou um documento que é enviado da sua empresa para a contabilidade? Abandonar as impressões, digitalizar documentos físicos e arquivá-los em local adequado se tornou uma necessidade imediata. 

Além de otimizar processos, aumentar a produtividade e reduzir custos, a Transformação Digital e, consequentemente, a Contabilidade Digital, também trazem mais flexibilidade e segurança aos colaboradores. A não utilização de papel evita a contaminação tanto por meio do contato com os documentos, quanto por tornar desnecessária a circulação de pessoas para entrega desses arquivos. 

A migração para a Contabilidade Digital

Quer alinhar os processos com contábeis da sua empresa à Contabilidade Digital e colher todos os benefícios citados? Conte com uma empresa experiente!

A Bicalho já conta com sistema moderno e totalmente digital para atender seus clientes. Além disso, está apta a ajudar empresários e profissionais a encontrar no mercado o sistema que melhor se encaixe em suas necessidades, fazendo com essa migração seja feita de forma tranquila e sem traumas.

Estamos implementando três novos sistemas para  otimizar processos, reduzir erros e proporcionar mais rapidez, agilidade e praticidade para nossos clientes. Conheça-os a seguir.

PackUp

É uma plataforma online que tem o intuito de facilitar o envio de documentos digitalizados e demais informações. Através dele, é possível enviar informações para o processo de folha de pagamento, para apuração de ponto, documentos admissionais digitalizados, notas fiscais, movimentos financeiros, relação de contas pagas, faturamento mensal, dentre outras informações. Também será possível ter acesso ao cartão CPNJ e alteração contratual para baixar. 

E-contador

Um aplicativo na palma da sua mão, para trazer mais praticidade em qualquer lugar que você estiver. Você poderá enviar arquivos digitalizados com mais rapidez, poderá acompanhar a evolução de suas demandas e receberá em primeira mão novidades sobre a Bicalho e sua empresa. Este app pode ser baixado gratuitamente para Android ou IOS e ocupa pouco espaço em sua memória.

Karoo

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